Как подготовить компанию к переезду

Смена офиса, как и квартиры, представляет собой тщательно спланированную последовательность действий от которой будет зависеть насколько быстро рабочий процесс сможет возобновиться. Ниже рассмотрим какие существуют способы подготовки, чтобы осуществить офисный переезд.

Во время переезда бизнес простаивает поэтому руководство заинтересовано в ускорении процесса. При этом сотрудник также играет роль в подготовке вещей к вывозу.

Сколько времени займет переезд?

Актуальный вопрос, ответ на который руководитель хочет знать в первую очередь. Общее время, которое придется потратить зависит от величины компании и соответственно объема имущества. Поэтому, если сотрудников больше 100, есть смысл разбить перевозку на несколько этапов. То есть переехать не всем вместе, а по одному отделу и постепенно проделать это с остальными подразделениями.

Даже если такой вариант вас полностью устраивает, учитывайте, что за время переезда коммуникация между отделами скорее всего ухудшится. Так произойдет потому что сотрудники не находятся в одном помещении и не могут оперативно обсудить необходимые рабочие моменты. Процесс точно затянется, при этом оплачивать придется уже 2 офиса.

Другой недостаток – на время работы грузчиков в офисе скорее всего нельзя будет присутствовать и придется работать из дома. Но так придется поступить только в случае если отделы в офисе не разделены отдельными помещениями.

А можно сделать и по-другому и перевезти сразу всех в новое помещение. И хотя это также займет время, компания переедет в несколько раз быстрее чем в предыдущем варианте.
По времени процесс переезда отделами может затянуться от месяца до нескольких месяцев. Для второго случая – от 2 дней до 2 недель в зависимости от доступности необходимых коммуникаций.
В любом случае при перевозке офиса координатор просто необходим. А еще план, о котором поговорим в следующем пункте.

Как планировать переезд?

Если вы составите план действий заранее, сможете заблаговременно подготовить работников к перемещению и обсудить с ними возникшие вопросы.

Перед сборами есть возможность провести ревизию и решить от каких предметов стоит избавиться, а значит места для вещей в машине понадобится меньше.

Обязательно составьте список всех предметов – на него будете ориентироваться при завершении расстановки предметов.

Пригласите сотрудника мувинговой компании после того, как решите какой компании все таки доверите имущество. Точную стоимость, сроки и последовательность действий озвучит сотрудник при личной встрече.

Важную документацию переместите самостоятельно, а вещи на столах сотрудников можно доверить собрать им же. Тем более, что многие предпочитают перевозить свои вещи самостоятельно. В этой ситуации позаботьтесь о наличии коробок и упаковочной пленки.

Делается это все вечером перед днем переезда в другой офис. Коробки должны быть подписаны, так же как и компьютеры, мыши и клавиатуры. Поверьте, сотрудники компании захотят вернуть себе ту же клавиатуру, которой они пользовались до дня Х. Это поможет подчиненным быстрее привыкнуть к новому месту.

Можно не заморачиваться с такими приготовлениями и делегировать все упаковочные работы персоналу фирмы-подрядчика. В такой ситуации скажите сотрудникам освободить ящики и тумбочки столов от лежащих там вещей. При переносе мебели забытые предметы просто выпадут и могут повредиться.

Чтобы сэкономить максимум времени, нужно провести полную подготовку и по возможности упаковать некоторую технику, бумаги и канцелярию самостоятельно. Отсоедините все провода и подпишите все что упаковано с помощью фамилии или другого особого обозначения, которое позволит идентифицировать коробки с вещами.
Согласуйте с мувинговой компанией день и время, последовательность выноса имущества.

Если вся техника не влезла в грузовую машину, то можно сделать 2-3 заезда, чтобы переместить все предметы.

Как подготовить новый офис?

Думайте не только о том как организовать переезд офиса, но и что сделать до приезда в новый.

  1. Составьте подробный план помещения и заранее прикиньте что и куда нужно будет ставить. Этот набросок нужно будет показать работнику мувинговой фирмы.
  2. Распределите рабочие места сотрудников вдоль коммуникаций; если розеток и стульев в конференц-зале мало, то обеспечьте новые коммуникации (включая интернет-соединение и телефонные линии) до приезда коллектива.

Заказать сборку и разборку мебели и компьютеров можно у перевозчика. После подключения техники к интернету и разбора вещей можно будет приглашать коллектив на новые рабочие места.

Есть приметы, которые для некоторых сотрудников необходимо соблюдать, чтобы работалось на новом месте комфортно и продуктивно. Например, перед отъездом пекут пирог, и съедают его на старом месте – так коллектив забирает с собой энергетику старого места. Некоторые коллективы убираются в новом офисе или заводят символ коллектива, который сопровождает их. Рабочие ритуалы существуют не только при переезде в новый офис, но и выезде из старого, как например, вынести мусор перед тем как покинете помещение навсегда. Хотя это можно отнести просто к уважительному отношению и порядочности компании в целом. Помните, что все перемены – это к лучшему.

Это и есть основная информация, которая поможет вам успешно спланировать и осуществить переезд коллектива в другое помещение. Вместе с грузчиками нашей компании все пройдет быстро и гладко. Уже через несколько дней вы сможете успешно продолжить работу в новом офисе.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Обратный звонок


Оставьте номер Вашего телефона и мы перезвоним Вам!