Як підготувати компанію до переїзду

Зміна офісу, як і квартири, являє собою ретельно сплановану послідовність дій від якої буде залежати наскільки швидко робочий процес зможе відновитися. Нижче розглянемо які існують способи підготовки і здійснення офісного переїзду.

Під час переїзду бізнес простоює тому керівництво зацікавлене в прискоренні процесу. При цьому співробітник також грає роль в підготовці речей до вивезення.

Скільки часу займе переїзд?

Актуальне питання, відповідь на яке керівник хоче знати в першу чергу. Загальний час, який доведеться витратити залежить від величини компанії і відповідно обсягу майна. Тому, якщо співробітників більше 100, є сенс розбити перевезення на кілька етапів. Тобто переїхати не всім разом, а по одному відділу і поступово зробити це з іншими підрозділами.

Навіть якщо такий варіант вас повністю влаштовує, враховуйте, що за час переїзду комунікація між відділами швидше за все погіршиться. Так станеться тому що співробітники не знаходяться в одному приміщенні і не можуть оперативно обговорити необхідні робочі моменти. Процес точно затягнеться, при цьому оплачувати доведеться вже 2 офіси.

Інший недолік – на час роботи вантажників в офісі, швидше за все не можна бути присутнім і доведеться працювати з дому. Але так доведеться вступити тільки в разі якщо відділи в офісі не розділені окремими приміщеннями.

А можна зробити і по-іншому і перевезти відразу всіх в нове приміщення. І хоча це також займе час, компанія переїде в кілька разів швидше ніж в попередньому варіанті.
За часом процес переїзду відділами може затягнутися від місяця до кількох місяців. Для другого випадку – від 2 днів до 2 тижнів в залежності від доступності необхідних комунікацій.
У будь-якому випадку при перевезенні офісу координатор просто необхідний. А ще план, про який поговоримо в наступному пункті.

Як планувати переїзд?

Якщо ви складете план дій заздалегідь, зможете завчасно підготувати працівників до переміщення і обговорити з ними питання, якi з’явилися.

Перед зборами є можливість провести ревізію і вирішити від яких предметів варто позбутися, а значить місця для речей в машині знадобиться менше.

Обов’язково складіть список всіх предметів – на нього будете орієнтуватися при завершенні розстановки предметів.

Запросіть співробітника мувінгової компанії після того, як вирішите якій компанії все таки довірите майно. Точну вартість, терміни і послідовність дій озвучить співробітник при особистій зустрічі.

Важливу документацію перемістіть самостійно, а речі на столах співробітників можна довірити зібрати їм же. Тим більше, що багато хто воліє перевозити свої речі самостійно. У цій ситуації подбайте про наявність коробок і пакувальної плівки.

Робиться це все ввечері перед днем ​​переїзду в інший офіс. Коробки повинні бути підписані, так само як і комп’ютери, миші і клавіатури. Повірте, співробітники компанії захочуть повернути собі ту ж клавіатуру, якою вони користувалися до дня Х. Це допоможе підлеглим швидше звикнути до нового місця.

Можна не морочитися з такими приготуваннями і делегувати всі пакувальні роботи персоналу фірми-підрядника. У такій ситуації скажіть співробітникам звільнити ящики і тумбочки столів від лежачих там речей. При перенесенні меблів забуті предмети просто випадуть і можуть пошкодитися.

Щоб заощадити максимум часу, потрібно провести повну підготовку і по можливості упакувати деяку техніку, папери і канцелярію самостійно. Від’єднайте всі дроти і підпишіть всі запаковані за допомогою прізвища або іншого особливого позначення, яке дозволить ідентифікувати коробки з речами.
Узгодьте з мувінговою компанією день і час, послідовність виносу майна.

Якщо вся техніка не влізла в вантажну машину, то можна зробити 2-3 заїзди, щоб перемістити всі предмети.

Як підготувати новий офіс?

Думайте не тільки про те як організувати переїзд офісу, але і що зробити до приїзду в новому.

  1. Складіть докладний план приміщення і заздалегідь прикиньте що і куди потрібно буде ставити. Цей нарис потрібно буде показати працівникові мувінгової фірми.
  2. Розподіліть робочі місця співробітників уздовж комунікацій; якщо розеток і стільців в конференц-залі мало, то забезпечте нові комунікації (включаючи інтернет-з’єднання і телефонні лінії) до приїзду колективу.

Замовити складання та розбирання меблів і комп’ютерів можна у перевізника. Після підключення техніки до інтернету і розбору речей можна буде запрошувати колектив на нові робочі місця.

Є прикмети, які для деяких співробітників необхідно дотримуватися, щоб працювалося на новому місці комфортно і продуктивно. Наприклад, перед від’їздом печуть пиріг, і з’їдають його на старому місці – так колектив забирає з собою енергетику старого місця. Деякі колективи прибираються в новому офісі або заводять символ колективу, який супроводжує їх. Робочі ритуали існують не тільки при переїзді в новий офіс, а й виїзді зі старого, як наприклад, винести сміття перед тим як покинете приміщення назавжди. Хоча це можна віднести просто до шанобливого ставлення та порядності компанії в цілому. Пам’ятайте, що всі зміни – це на краще.

Це і є основна інформація, яка допоможе вам успішно спланувати і здійснити переїзд колективу в інше приміщення. Разом з вантажниками нашої компанії все пройде швидко і гладко. Уже через кілька днів ви зможете успішно продовжити роботу в новому офісі.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Обратный звонок


Оставьте номер Вашего телефона и мы перезвоним Вам!